企業年會活動策劃如何能很好的控制成本

時間:2019-11-28 10:40:56  來源:  點擊數:

馬上又要到年終了,大家忙碌了一年心心念念的年會活動終于要到了,想知道在這將要過去的一年里我們付出了什么,我們的收獲又是什么,年會的開展酒店和節目內容的選擇都是需要大家精心策劃的,但其中面臨的一個大問題就是年會的費用成本如何安排控制。雖然也比較注重大家的情感體驗,但是不管如何一場活動下來的費用成本仍需要精心規劃,要讓年會活動策劃豐富多彩的同時還應該節約成本。下面廣州年會活動策劃公司就教小伙伴們如何才能很好的控制成本。

 

1、年會活動策劃的開始時間

作為一名專業的年會活動策劃人,活動前一定要提前與演員進行清晰溝通。一般音樂表演和娛樂活動應至少提前15分鐘安排在到達正式活動開始時間之前,確保年會不會有冷點。要向演員強調必須在客人到達之前做好準備。如果說演員在演出開始前檔期滿了必須提前做好安排。

 

2、若是年會活動策劃現場很嗨,藝人是否要延長演出時間?

如果要延長時間,年會活動的負責人員應向演員說明。因為有的時候會進行到很晚,所以有必要讓相關部門找到合適的時間。同時廣州年會活動策劃公司為了明確延長演出時間的成本,大家必須在接到通知前告知演奏樂隊成員不能帶走任何音響設備。

 

3、年會活動設備的使用情況

設備是精致的、粗糙的還是直接就是壞的?這符合公司的形象嗎?這個或那個有問題嗎?活動圖片或文字是否使用得合適?等等一系列問題按大家都需要提前檢查好,不要在活動當天突然發現設備的質量有問題從而影響活動。

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4、年會活動中是否具備帶有公司logo的代表物

活動策劃者應與經紀人先提前進行協商,如果有公司的產品在舞臺上,一些明星可能就會拒絕登臺,因為這看起來似乎就是在為產品代言。因此必須要得到對方的書面同意,否則產品展示位必須要與演出舞臺分開。

 

5、大家是否需要化妝室

試衣間的數目和面積是多少?大家是否有特別要求,如鏡子、特殊照明、桌椅、衣架、儲藏室或茶點?如果娛樂節目中有動物表演,年度活動策劃者必須保證活動的進行。為了客人安全著想,我們還必須要加強活動的安全性。

 

6、對服裝有什么要求?

演員們應該怎樣著裝,是直接盛裝打扮出場還是到了現場才換衣服,如果他們需要一些繁多的身體彩繪或大的化妝區,是否要有一個單獨的洗手間,更衣室是否需要采取安全措施等,簡而言之演員的著裝和舉止要求必須清楚地告知簽約演員。

 

7、如果出現緊急情況是否有對應的固定電話和手機號碼聯系

大家必須知道活動現場上每個人的電話號碼。如果在年會當天發生一些意外情況,必須應該知道要去找誰,去哪里以及如何盡快找到它。

 

8、年會現場的活動設備什么時候到

要了解活動現場的安裝需要多長時間,在年會策劃過程中,大家要了解設備的使用方式,確定是否需要對停車場的卸貨進行特殊安排。要知道是誰來負責安裝工作。

 

9、如何解決客人的要求

在處理解決客人的要求時,大家必須要學會全面考慮。例如為了方便客人在招待會上認識和交朋友,年會活動策劃者可以安排低檔的爵士音樂,來舒緩現場的活動氣氛。

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